Uw privacy – informatie voor cliënten

Vooraf

Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) ben ik verplicht om een privacystatement op mijn website te plaatsen dan wel beschikbaar te hebben in de praktijk. Deze brochure is niet bedoeld als vervanging van het privacy statement, maar als een aanvulling daarop.

Uw dossier

Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat ik als behandelaar een dossier aanleg: op papier, digitaal of een combinatie van beide. Dit betekent dat ik vanaf het moment van uw aanmelding uw gegevens hierin noteer. Het gaat om gegevens over uw gezondheid, bijvoorbeeld uw voorgeschiedenis en verslagen van gesprekken. Maar ook om administratieve gegevens, zoals uw naam, geboortedatum, adres en telefoonnummer. Als zorgverlener ben ik verplicht om uw identiteit vast te stellen en uw burgerservicenummer (bsn) te noteren.

Ik bewaar in uw dossier ook de voor uw behandeling noodzakelijke gegevens die ik via andere zorgverleners heb gekregen, zoals de verwijsbrief van de huisarts of informatie van een andere behandelaar.

Beveiliging van uw dossier

Ik heb alle wettelijk verplichte maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig worden opgeborgen en dat deze niet verloren raken of in onbevoegde handen vallen. Mochten er toch gegevens lekken of zoekraken, dan ben ik verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en passende maatregelen te nemen om herhaling in de toekomst te voorkomen. Ik zal u dan ook op de hoogte stellen.

Toegang tot uw dossier

Alle personen in de praktijk die bij uw behandeling betrokken zijn, hebben toegang tot uw dossier. Dit geldt ook voor de collega die mij vervangt bij afwezigheid wegens ziekte, vakantie of om andere redenen. Zij zijn net als ik gehouden aan het beroepsgeheim. Uw dossier wordt alleen ingezien voor zover dit nodig is om u van goede zorg te voorzien.

Informatie delen met …

Huisarts/verwijzer

Alleen met uw toestemming mag ik informatie verstrekken aan de huisarts/verwijzer of eventueel aan een behandelaar naar wie ik u doorverwijs. Het kan bijvoorbeeld gaan om informatie over doorverwijzing of een rapportage. Het gaat dan om relevante gegevens uit uw dossier. Telkens als er daadwerkelijk informatie wordt gedeeld, zal ik u opnieuw om toestemming vragen, zodat u weet welke informatie ik met welke doel deel en met wie. Als u toestemming geeft voor of bezwaar maakt tegen het geven van informatie aan de huisarts, dan maak ik daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zal ik de informatie niet verstrekken.

Zorgverzekeraars

• Ik ben wettelijk verplicht om een aantal van uw persoons- en behandelgegevens vast te leggen.

Een deel van deze gegevens komt ook op de rekening voor de zorgverzekeraar te staan (zoals

naam, adres, woonplaats, bsn). Met ingang van 2022 ben ik ook verplicht om de

zorgvraagtypering (zie onder) vast te leggen en op de rekening naar de zorgverzekeraar te

vermelden. In de gespecialiseerde ggz gaat het daarnaast ook om uw diagnose.

• Als u hier bezwaar tegen heeft, kunt een privacyverklaring ondertekenen. Dat is een formulier

waarmee u aangeeft dat de diagnose niet mag worden doorgegeven aan uw zorgverzekeraar. Op

declaraties in de generalistische basis-ggz hoef ik de behandeldiagnose niet te vermelden.

• Voor sommige behandelingen heeft u -op grond van de polisvoorwaarden van uw

zorgverzekering- alleen recht op een vergoeding als uw zorgverzekeraar hier vooraf toestemming

voor heeft gegeven. Dit wordt ook wel een machtiging genoemd. In die gevallen kan de

zorgverzekeraar mij om informatie vragen over de diagnose. Als u bezwaar heeft tegen deze

informatieverstrekking, kunt u dit kenbaar maken door het ondertekenen van een

privacyverklaring. Dit kan wel tot gevolg hebben dat uw zorgverzekeraar geen machtiging geeft

en dus dat de behandeling niet wordt vergoed.

• Zorgverzekeraars mogen controleren of mijn administratie op orde is en de rekeningen kloppen.

Bij een controle vraagt een zorgverzekeraar soms om informatie of inzage in het dossier. Ik ben

verplicht hieraan mee te werken, maar alleen als aan een aantal strikte voorwaarden is voldaan

die wettelijk zijn vastgelegd. In die gevallen is uw toestemming niet vereist; ik zal u hierover wel

vooraf informeren.

Nederlandse Zorgautoriteit

De Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) ontvangt twee soorten informatie.

Enerzijds gegevens over declaraties in de ggz. Deze ontvangen zij via Vektis, die landelijk gegevens

van zorgverzekeraars verzamelt. Deze gegevens zijn van belang voor het volgen van ontwikkelingen in

de zorg. Declaratiegegevens zijn onder andere de zorgvraagtypering, diagnoses en consulten. De

NZa-database bevat geen persoonlijke gegevens zoals uw naam, adres en woonplaats. Ik ben

verplicht om deze gegevens te verstrekken aan Vektis en daarmee -geanonimiseerd- aan de NZa. Als

u hiertegen bezwaar heeft, kunt u de bovengenoemde privacyverklaring ondertekenen. Ik verstrek

deze gegevens dan niet. De privacyverklaring dient dan vóór de eerste factuur (binnen 1 maand)

ingevuld te zijn.

Daarnaast dien ik de gegeven antwoorden op de HoNOS+-vragenlijst (op basis waarvan de

zorgvraagtypering wordt vastgesteld) rechtstreeks aan te leveren bij de NZa. Deze gegevens worden

gebruikt om het systeem van zorgvraagtypering verder te valideren en te verfijnen. Ook hiervoor

geldt dat, als u hiertegen bezwaar heeft, u de bovengenoemde privacyverklaring kunt ondertekenen.

Ik verstrek deze gegevens dan niet.

Zorgvraagtypering en andere vragenlijsten

Ggz-aanbieders zijn wettelijk verplicht om een zorgvraagtypering te doen. Hiervoor gebruik ik de

HoNOS+-vragenlijst. Daarnaast kan ik u, als dit in de behandeling past, aan het begin, tussentijds en

Uw privacy – informatie voor cliënten- pagina 2

aan het eind van de behandeling vragen om digitaal een vragenlijst in te vullen. Deze informatie

komt in uw dossier. Met deze gegevens kan ik het verloop van de behandeling nauwkeurig volgen.

Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS)*

Als aanbieder van jeugd-ggz ben ik wettelijk verplicht om gegevens aan te leveren bij het CBS. Het

gaat in ieder geval om persoonsgegevens, gegevens over de soort hulp en de tijdsduur van de hulp.

Het CBS publiceert geen cijfers die tot de persoon herleidbaar zijn.

Visitatie, intervisie, supervisie, consultatie

Visitatie

Eens in de vijf jaar vindt er in mijn praktijk een interne kwaliteitscontrole plaats, visitatie genoemd.

Dit gebeurt door collega’s die net als ik een beroepsgeheim hebben. Ik geef deze collega’s alleen

inzage in uw dossier als u daar desgevraagd toestemming voor heeft gegeven. Zonder uw

toestemming mogen de visiteurs het dossier alleen inzien nadat ik alle gegevens heb verwijderd

waaruit uw identiteit blijkt.

Intervisie, supervisie of consultatie

In het kader van intervisie, supervisie of consultatie maak ik alleen gebruik van gegevens waaruit uw

identiteit niet af te leiden is.

Derden

Mochten andere personen of instanties informatie vragen over uw behandeling, dan ben ik niet

verplicht die te geven. Ik heb er in ieder geval uw gerichte toestemming voor nodig en zal vooraf met

u doornemen om welke informatie het gaat en voor welk doel deze wordt gebruikt. Denk aan een

verzoek van een bedrijfsarts, een arbeidsongeschiktheidsverzekeraar of een letselschadeverzekeraar.

Als u mij toestemming heeft gegeven, dan maak ik daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zal

ik de informatie niet verstrekken. In mijn rol als (voormalig) behandelaar mag ik alleen feitelijke

informatie geven, zoals gegevens over de diagnose en de duur van de behandeling. Ik mag

bijvoorbeeld geen verwachtingen of vermoedens uitspreken noch oordelen geven voor een ander

doel dan een zorgdoel, bijvoorbeeld een materieel of juridisch doel.

Ook als u toestemming geeft om informatie aan een derde te verstrekken, moet ik een eigen

afweging maken of dit gezien mijn beroepsgeheim geoorloofd is. Ik kan dan alsnog besluiten om

geen informatie te verstrekken als dit naar mijn oordeel de behandeling kan tegenwerken of

schadelijk voor u kan zijn. Meer hierover kunt u lezen in de richtlijn voor gezondheidsverklaringen

van de LVVP.

Voor facturatie*

De rekeningen worden niet door mijzelf gemaakt en verstuurd. Ik laat dit doen door …….

Om ervoor te zorgen dat ….. ervoor zorgt dat uw gegevens veilig worden bewerkt en bewaard, heb ik

….. een verwerkersovereenkomst laten ondertekenen. Daarin staan heldere afspraken over de

bewaking van uw privacy, zoals de wet het voorschrijft. Voor meer informatie verwijs ik u naar mijn

privacy statement op mijn website/in mijn praktijk.

Bewaartermijn van uw dossier

Als uw behandeling is afgerond, wordt uw dossier ten minste 20 jaar bewaard. Als u uw dossier wilt

laten vernietigen (zie hieronder) dan kan de bewaartermijn korter zijn.

Uw privacy – informatie voor cliënten- pagina 3

Uw rechten

Als cliënt heeft u volgens de wet een aantal rechten die gaan over de gegevens die over u worden

vastgelegd in uw dossier. Namens u kan ook uw wettelijke vertegenwoordiger (ouder, voogd of

mentor) of een door u schriftelijk gemachtigde een beroep doen op deze rechten. Hierop is een

uitzondering: als het uitoefenen van deze rechten naar mijn oordeel uw belangen zou schaden, dan

hoef ik daaraan geen gehoor te geven.

Recht op inzage en afschrif

U heeft recht om uw dossier in te zien en u kunt om een kopie vragen; ik reageer binnen één maand

op uw verzoek. U heeft recht op één gratis kopie. Voor een tweede kopie mag ik op basis van de

administratieve kosten wel een redelijke vergoeding vragen. Als u digitaal om een kopie heeft

gevraagd, dan mag ik u ook digitaal een kopie van uw dossier verstrekken. Als gegevens van anderen,

zoals uw partner of kind, in hetzelfde dossier zijn genoteerd, dan heeft dit gevolgen voor uw

inzagerecht (tenzij deze gegevens door uzelf zijn verstrekt). Ik zal u daar in dat geval over informeren.

Recht op correctie of aanvulling

Als u vindt dat bepaalde gegevens in uw dossier niet kloppen, dan kunt u mij vragen deze te wijzigen,

corrigeren of aan te vullen. Het gaat hierbij alleen om feitelijke onjuistheden; wijzigen of corrigeren

van mijn professionele oordeel is niet mogelijk. Wel kan ik, indien u dat wenst een aanvullende

verklaring met uw eigen visie in het dossier opnemen. Waren de genoteerde gegevens volgens u op

dat moment niet relevant, maar wilt u ze toch bewaren, dan kunt u verzoeken deze af te schermen

voor medewerkers. Ik reageer binnen één maand op uw verzoek.

Recht op vernietiging

U kunt schriftelijk verzoeken (een deel van) uw gegevens uit uw behandeldossier te laten

vernietigen. Ik reageer dan binnen een maand op uw verzoek. Als het onmogelijk blijkt om binnen

die termijn aan uw verzoek te voldoen, zal ik dat aan u laten weten. In dat geval is twee maanden

uitstel mogelijk.

Het voorgaande geldt alleen voor de gegevens uit het behandeldossier. Voor uw gegevens in mijn

administratie (factuur, declaratiesysteem) geldt dat ik deze vanwege fiscale wetgeving en controles

door zorgverzekeraars langer moet bewaren.

In een aantal gevallen kan ik op grond van de wet weigeren aan uw verzoek te voldoen; ik zal u dan

uitleggen waarom.

Veilige communicatie

Om buiten de afgesproken behandelsessies om veilig met elkaar te communiceren, raad ik u aan om

geen persoonlijke informatie rondom de behandeling naar mij te e-mailen, whatsappen of

facetimen. Dat kan alleen als de verbinding is beveiligd. Ik gebruik hiervoor een beveiligd e-

mailprogramma.

Voor meer informatie over de privacy van uw gegevens verwijs ik u naar het privacystatement op

mijn website www.xxxxxxxx.yyyy.*